Mit Hairwizard sind Sie in der Lage Ihre Daten selbst gemäß GoBD zu erfassen, zu speichern und wieder auszugeben.

Zusammen mit einer ordentlichen Archivierung der Installationsdateien und der Sicherungsdaten, die Hairwizard regelmäßig erstellt, haben Sie es somit selbst in der Hand jederzeit an Ihre wertvollen Daten zu kommen.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen verschiedene, kostenpflichtige Zusatzleistungen an:

• Regelmäßige Updates, in denen wir unter anderem auch alle uns bekannten Änderungen zu den Themen Betriebsprüfung, Prüfverfahren und gesetzliche Vorschriften einarbeiten.

• Einen Wartungsservice für die weniger geübten, mit dem wir Ihnen, je nach Bedarf, den PC, die Software und Ihre Daten prüfen und die neuesten Updates installieren.

• Einen Prüfungsservice mit dem wir Sie bei einer Betriebsprüfung unterstützen.

Mehrere Begriffe zum gleichen Thema aber nur GoBD ist aktuell.

Es ist die Kurzform für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff".

Die GoBD sind seit dem 01.01.2015 gültig und haben die GDPdU und die GoBS abgelöst.

Die GoBD sind eines der wichtigsten Themen im Umgang mit der elektronischen Kassenbuchführung, insbesondere mit den darin gesammelten Daten.

Täglich erreichen uns Fragen zum Thema digitale Betriebsprüfung:
"Ich hab' gehört...", "Mein Steuerberater hat gesagt...","Das soll bald Vorschrift sein..." und so weiter.

Wenn Sie unsicher sind sollten Sie sich dringend um die Klärung all dieser Fragen kümmern, denn es geht um Ihr Geld und Ihre Existenz.

Wir möchten Ihnen hier einen kleinen Einblick in das Thema geben und empfehlen die unten aufgeführten Dokumente zu lesen.

Hinter den GoBD verstecken sich im Grunde 4 Regeln, die Sie sich ganz einfach mit den folgenden Fragen merken können:

1. Welche Daten gebe ich in die Software ein?
2. Wie gebe ich die Daten in die Software ein?
3. Wie bewahre ich die Daten auf?
4. Wie bekomme ich die Daten aus der Software wieder heraus?

Wenn Sie bereits eine Software benutzen und eine dieser Fragen nicht beantworten können wird es Zeit, dass Sie sich um die Antworten kümmern.

Der Prüfer kann jederzeit vor Ihnen stehen und genau diese Fragen stellen.

So viele wie möglich.

Jede Bewegung von Werten, die über die Kasse in den Salon kommen oder den Salon verlassen (Bargeld, Kartentransaktionen, Gutscheine, Ware oder anderes), ist in die Kassensoftware einzugeben.

Je mehr Informationen gesammelt werden umso besser.

Das ist keine Schikane sondern reiner Selbstschutz. Bei einer Betriebsprüfung wird nicht nur der Ein- und Ausgang des Geldes geprüft sondern auch mit allen anderen Bewegungen abgeglichen.

Passt der Warenfluss zum Leistungsverbrauch, war der Mitarbeiter bei der Buchung anwesend, entspricht der Artikelbestand den Verkäufen, sind Rabatte im gesetzlichen Rahmen und so weiter.

Je mehr Daten Sie sammeln desto einfacher fällt es Ihnen die verschiedensten Zahlen zu belegen.

Je weniger Daten Sie sammeln desto höher ist das Risiko, dass bestimmte Werte nachgeschätzt oder an allgemeine Durchschnittszahlen angepasst werden.

Haben Sie gar keine Daten oder sind Ihre Daten lücken- und fehlerhaft werden Ihre Umsätze geschätzt, was zu hohen Nach- und Strafzahlungen führen kann.

So wie es im Handbuch steht.

Ein Handbuch ist Pflicht, ebenso eine Verfahrensbeschreibung, die vorgibt wie Bewegungen zu buchen sind.

Machen Sie es sich und Ihren Mitarbeitern zur Pflicht das Handbuch und die Verfahrensbeschreibung zu lesen. Denn es werden nicht nur die Daten sondern auch die Art der Eingabe geprüft.

Der Prüfer macht sich damit ein Bild ob Sie den Vorgaben entsprechend arbeiten und das vorgegebene Verfahren einhalten.

Möglichst sicher, möglichst doppelt und an verschiedenen Orten.

Alle Daten müssen Sie, genau wie gedruckte Belege, jahrelang, sicher und zuverlässig aufbewahren.

Es nützt nichts, wenn Sie alle Daten den Vorgaben entsprechend in die Software eingeben und dann durch eine defekte Festplatte, Stromausfall oder sonstige Katastrophen verlieren.

Ein Verlust der Daten durch nicht kontrollierbare Ereignisse bewahrt Sie nicht vor einer Schätzung.

Sichern Sie Ihre Daten täglich auf verschiedenen und möglichst vielen Medien und bewahren Sie Kopien der Sicherungen an verschiedenen Orten auf.

Sichern Sie nicht nur die Daten sondern auch die Kassensoftware selbst, damit Sie die Daten auch anzeigen und ausgeben können.

Das hängt von Ihrer Software ab.

Der Prüfer wird verlangen ihm die Daten aus der Kassensoftware in einem lesbaren Format zur Verfügung zu stellen.

Diese Anforderung muss die Software leisten. Wie Sie die Daten ausgeben muss im Handbuch der Software stehen.

Im Allgemeinen sind diese Funktionen unter dem Begriff "Export" oder "Datenexport" zu finden.

Zusätzlich muss eine Datenbeschreibung der jeweils exportierten Datei vorliegen, entweder als wörtliche Beschreibung im Handbuch oder in elektronischer Form.

Prüfen Sie das vor dem Kauf einer Software.

Kann Ihre Software das nicht bzw. können Sie dem Prüfer keine Daten zur Verfügung stellen werden Sie neben der Nachschätzung auch noch mit einer Strafzahlung belegt.

• Sie selbst und Ihre Mitarbeiter.

Eine Software ist nur so gut wie Daten, die Sie und Ihre Mitarbeiter eingeben. Deshalb achten Sie auf den gewissenhaften Umgang mit der Software, auch wenn es im Salon mal stürmisch wird.

• Den Hersteller der Software gibt es nicht mehr.

Gerade für diesen Fall ist die sichere Verwahrung auch der Installationsdateien des Kassenprogramms nötig. Bewahren Sie deshalb alle Installationsprogramme der Software auf.

• Die Lizenz für meine Software ist abgelaufen.

Prüfen Sie vor dem Kauf ob Sie auch mit einer abgelaufenen Lizenz jederzeit an alte Daten kommen. Geben Sie vorsichtshalber vor Ablauf der Lizenz alle Daten im prüfbaren Format aus.

• Ich habe die Software gewechselt.

Hier gilt das gleiche wie vor: Bewahren Sie alte Software auf damit Sie frühere Daten anzeigen können und geben Sie vor dem Wechsel der Software alle Daten im lesbaren Format aus.

• Mein PC ist abgestürzt aber meine Daten sind noch darauf.

In dem Fall suchen Sie möglichst sofort einen professionellen IT-Service auf. Wenn Sie selber daran rumspielen wird es meistens nur noch schlimmer.

• Ich habe eine Miet-Software benutzt und jetzt keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Benutzen Sie keine Miet-Software, die Ihnen nicht den unbeschränkten Zugang zu Ihren Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gewährt.

Fehlt diese Option geben Sie vor Ablauf der Mietdauer die Daten aus.

• Ich habe eine Online-Software benutzt und jetzt keinen Zugriff mehr auf die Daten.

Benutzen Sie keine Online-Software, die Ihnen nicht den unbeschränkten Zugang zu Ihren Daten, für die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren gewährt.

Fehlt diese Option geben Sie vor Ablauf der Mietdauer die Daten aus.

Überzeugen können Sie nur mit einer gewissenhaften Buchführung, nachvollziehbaren Umsätzen und sicherem Umgang mit Ihrer EDV.